電子契約のデメリットをチェックしておこう

電子契約のデメリットをチェックしておこう

電子契約は、コスト削減やコンプライアンスの強化などにつながるというメリットがありますが、その導入には取引先の強力が不可欠です。
利用するサービスによっては相手側にもシステムを導入してもらう必要もあるため、紙を使わない契約の仕組みや流れ、メリットなどについて取引先に丁寧に説明する必要があります。
また、電子契約に限った話ではありませんが、新しい仕組みを導入する際は既存の業務フローを見直さなければなりません。
従来の紙での契約に慣れている従業員への説明や教育、運用開始後の管理体制の構築なども必要になります。
電子契約は一部の部署でのみ導入できるものではないので、社内調整に苦労する可能性があることを念頭に置いておくとともに、根気強く調整を進めていくことが大切です。
サイバー攻撃のリスクがあるのもデメリットのひとつです。
電子契約書が保管されているサーバーが攻撃の対象となった場合、データの改ざんや盗難などの被害を受ける可能性があります。
そのため、システム導入の際はセキュリティ性について十分に確認しておきましょう。

相手先から電子契約の対応を求められたときの方法

リモートワークが定着してきて、社外の契約書などでも電子契約の機会が出てくることが増えてきました。
一般的に電子契約は相手方のシステムに入って、電子契約を承認する手続きになります。
種類としては電子メール認証と、電子証明書での認証で全社の場合は手間が少なくて済みます。
メールアドレスを事前に登録していればシステム側で判定し、対応してくれるからです。
基本的に契約書は、代表取締役や役員であることが多いため該当のメールアドレスを利用するという点だけ注意が必要です。
一方の電子証明書については、発行するための手続きが有料であることが多く別途電子契約システムを必要とする場合があります。
大型の案件などであればこれらの費用に対して必要系となりえますが、手軽には導入できないと言ことは覚えておくと良いでしょう。
企業の中には一般的な紙での契約書を併用している場合もあるので、押印での契約が可能なのであれば打診してみても良いかもしれません。