契約方法の主流になりつつある電子契約！そんな電子契約の基本を丁寧に解説

当サイトは契約方法の主流になりつつある、電子契約の基本を丁寧に解説しています。

在宅勤務が増えている現代では、出社せずに契約手続きをすることのできるシステムの導入が期待されています。

今後ニーズが高まると考えられるので、ぜひ参考にしてみてください。

電子データでの契約には様々なメリットがあるので、前向きに検討してみるのがおすすめです。

また利用する前には電子データでの契約のデメリットをチェックしておくことも大切になります。

契約方法の主流になりつつある電子契約！そんな電子契約の基本を丁寧に解説

近年主流になりつつある電子契約は、webから利用することのできるシステムです。

web上にあるデジタルデータで契約をすることが可能なので、電子契約はテレワークが増えている現代で必要とされています。

契約の締結をするだけでなく、書類の保管までweb上ですることが可能です。

タイムスタンプが記録されるものは万が一改ざんされたとしても、客観的にわかりやすいです。

ワークフロー機能やテンプレート機能が付属しているため、手続きの時短にも役立ちます。

電子契約の管理システムの概要を見ていこう

電子契約の管理システムでは、契約書の作成・締結・管理までの工程をシステム上で一元化して行うのが基本となっています。

契約書のバージョンアップなどにも対応しているため、作業効率や利便性で見ると紙の契約よりもオンラインのほうが便利です。

最近の電子契約用のソフトウェアでは、ただの入力だけではなく自動入力・スキャン代行・全文検索などといった幅広い機能がついているため入力が苦手な方でも使いこなしやすく、時短にも役立ちます。

万が一の情報漏洩対策には、専用のセキュリティ機能がついています。

従業員がネットワークにアクセスする制限設定・アクセス履歴の記録などは必須機能といえるもので標準機能としてついてきますので、把握しておくと良いでしょう。

ただし極力、電子契約のソフトウェアは利用者にとって分かりやすいように設計されていますが、導入してはじめは分からない点も出てくる可能性はあります。

そのようなときには、各電子契約サービスを提供する企業ごとにサポート体制がついているため不明な点は問い合わせておきましょう。

電子契約の安全性について詳しく解説

webで電子データを用いて契約をおこなう電子契約の安全性が気になるという人は多いのではないでしょうか。

電子契約は紙の書類のような紛失や改ざんの心配がないことに加えて、電子証明書によって、本人が契約した証明ができます。

とはいえ利用するサービスを選ぶときにはセキュリティ面に注意して決めるのがおすすめです。

もしサイバー攻撃でデータが消えたら深刻な被害になることも考えられるからです。

大切な契約データを預けられるようなセキュリティ高いサービスを選ぶようにするためには、世界中に多くの顧客を持ち、有名企業が利用しているサービスを利用するのも1つの方法といえます。

また電子契約サービスを選ぶ際には、運営会社の状態を確認して持続可能性が高い事業者を選ぶことが大切です。

急に倒産してしまったらトラブルにもなりかねません。

面倒を避けるためにも、運営会社の規模や知名度、利用者数などに注目をして倒産のリスクが少ない会社を選ぶのがおすすめです。

電子契約は法律的に問題はないの？

書面契約とは異なり電子データを扱う電子契約は法律的に問題がないのか、書面契約と同じように証拠能力のある契約として取り扱うことができるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

電子契約の場合、押印に代わってタイムスタンプや電子署名などを使用します。

サービスを利用してインターネットを使い、実際には対面をせずに契約を締結させることが多いのも特徴です。

一般的には電子データとインターネットを使った方法であっても証拠能力があり、法律的に問題はないとされています。

通常の契約は口約束で行われることも多く、書面を使っての契約はあくまで確認のような立ち位置にあります。

万が一何らかの争いが発生した場合には、書面に残した契約が証拠になるでしょう。

電子契約も同様にきちんとした内容や契約日時、署名などを残せば、書面契約に劣らない証拠能力があるとされています。

対面をせずに契約の締結が可能な電子契約は、ペーパーレス化が進む社会の中でさらに重要になっていくはずです。

電子契約システムの導入にかかるコスト

電子契約では書面による契約とは異なり、さまざまなコストを削減することができます。

電子署名を用いれば印鑑そのものが不要になりますし、印紙税がゼロになることや、契約書の作成や製本、修正などにかかる人件費や経費、手間を省ける利点があります。

一方で、電子契約を導入・運用するにはいくつかのコストが発生します。

まずは電子契約サービスの利用料金です。

最も多くみられるプランは、月額基本料金に利用料金を加算するものです。

基本料金はサービスにもよりますが、規模がそれなりに大きな法人向けのサービスとしては1万円から5万円程度が、利用料金については1契約ごとに50円から300円ほどが相場とされています。

そして嬉しいことに、近年では中小企業向けのたいへんリーズナブルなシステムも登場しており、これらの中には月額数千円で利用できるものも見られます。

そして、これらの普及している料金プランに加え、さまざまなオプション料金が準備されています。

例えば、契約書を保管するクラウドストレージを拡張したり、リマインドメールの自動通知など、便利な拡張機能を利用することで追加料金が発生します。

サービスの利用料金以外にも、電子証明書の取得費用や自社ITシステムの構築および保守管理の費用などが必要になります。

当事者型の電子契約の特徴とはどのようなものか

電子契約では押印の代替手段として電子署名を利用することで、契約を締結するのが特徴です。
書類に押印する必要がないので、収入印紙代を節約できるばかりかペーパーレス化の促進にもつながることがメリットといえます。
電子契約における電子署名では当事者型が主流で普及が進んできました。
当事者型電子契約の電子署名とは、第三者の電子認証局が事前に本人確認をすませておき、電子証明書を発行し本人だけが認証できる環境で利用することになります。
契約当事者同士が署名するため、従来の実印押印とほぼ同じイメージといえます。
この方式を利用することの最大のメリットは、事前に身元確認がされているため本人性を担保できることです。
オンライン上で完結する手続きであるだけに、成りすましや改ざんなどは絶対に回避する必要があります。
保安上のニーズに十分配慮した仕様と評価できます。
反面、電子証明書を発行するには手間もコストもともなうため、個人の締結には不向きであったり取引上のパワーバランスの顕在化などのリスクも指摘されています。

経営者の方必見！電子契約における立会人型とは？

コロナ禍が長引く中、従来の対面型の紙の契約ではなく電子契約でなされることが多くなってきました。
ところで電子契約には、当事者型と立会人型の2種類があります。
当事者型とはその名の通り、契約の当事者が電子証明書による電子署名を行うものです。
この方式だと、なりすましされるリスクが低く法的拘束力が高いというメリットがあります。
しかし、その一方電子証明書の取得・更新費用が掛かるなどコスト面ではデメリットがありました。
そこで普及が進んでいるのが立会人型です。この方式は、本人ではなく第三者が電子署名を行います。
具体的には、第三者が当事者に復元不可能なURLをメールで送り、本人がアクセスすることによって本人確認したうえで、電子署名を行います。
なお第三者が電子署名を行いますが、法的にはその署名は第三者の署名ではなく、本人の署名とみなされます。
この方式では当事者はメールさえ受け取れれば電子証明書を用意することなく簡単に電子契約をすることが出来ますが、反面なりすましされやすいというデメリットがあります。

電子契約の普及率が増加傾向にある理由・メリット

企業同士において、業務上の約束事・対価報酬といった条件面を契約書で取り交わすのは当然のことでしょう。
しかし原紙でのやり取りの中で、書類の紛失や郵送での手違いなど、人為的なミスは昔から数多く生じていました。
最近は電子契約が取り入れられ、今まで起こっていたトラブルがほぼ解消したと言っても過言ではありません。
普及率が2022年の時点で60％を超えていることからも、既に電子契約はなくてはならないものとされているのが分かります。
ここまで電子契約の普及率が増加した理由として挙げられるのは、３つのメリットです。
まず先述した通り、人為的なミスが格段に減らせるということです。
クラウド上での契約書データを正とするため、紛失はあり得ません。
次に印紙代・郵送代が削減できるという点です。
契約内容によりますが、契約書類は「課税対象となる文書」とされており、印紙税の対象となっています。
ですが法律上、電子書類は課税対象には当たらず、印紙税が発生しないのです。
そしてメリット３つ目は、海外企業との契約締結がスムーズに行えるということ。
メールでのやり取りだけで完結できるうえ、電子契約ではスタンプだけでなくサインを書くことも可能です。

電子契約が認められていない契約を押さえておこう

近年、ペーパーレス化や脱ハンコ化、テレワークの推進などに伴って電子契約を導入する企業が増えていますが、契約の中には法令によって書面で契約書を作成することが義務付けられているものもあります。
例えば、将来的に認知症などにより判断能力が低下した際に自分の後見人になってもらうことを委任するために交わす任意後見契約書は、任意後見契約に関する法律3条により公正証書で作成することが定められているため、現状では電子化できません。
また、事業用定期借地権設定のための契約、農地の賃貸借契約についても電子化することは認められていません。
ただし、これまでは電子化できなかった契約書も、法令の改正によって電子化が認められるようになってきています。
具体的には、定期借地契約や宅建業者の媒介契約、マンション管理等の委託契約などにおける契約書は、従来は電子化ができませんでしたが、各種法令の改正が行われたことで電子化が可能となりました。
そのため、現状では電子契約が認められていない契約に関しても、今後は法改正が行われて認められるようになっていく可能性は十分にあります。

電子契約の課題における特徴と問題について

電子契約は、インターネットが当たり前になった現代では企業間などでも積極的に取り入れられている新しい契約方式で、紙媒体を使用した従来の契約よりも早く確実にデータを残せることがメリットとされています。
一方で電子契約には課題も残っており、それは本人確認をしない場合おけるリスクです。
本人確認をおろそかにしている電子契約を利用した場合、第三者による契約が締結されてしまい、これに巻き込まれた当事者たちはトラブルになります。
契約をした相手方からは、民法における表見代理の規定を使用し、請求がなされる可能性がほぼ確実に起きるでしょう。
これが認められた場合、なりすまし被害としても当該契約から生じる権利義務関係に拘束されることになります。
本人確認をしなくてよい電子契約を行っている企業はまだ多くあり、万が一のなりすまし被害のリスクを常に負っている状態です。
電子ならではの顔が見えないという課題は、早急に解決していくべき事柄のひとつでしょう。