契約方法の主流になりつつある電子契約!そんな電子契約の基本を丁寧に解説

当サイトは契約方法の主流になりつつある、電子契約の基本を丁寧に解説しています。

在宅勤務が増えている現代では、出社せずに契約手続きをすることのできるシステムの導入が期待されています。

今後ニーズが高まると考えられるので、ぜひ参考にしてみてください。

電子データでの契約には様々なメリットがあるので、前向きに検討してみるのがおすすめです。

また利用する前には電子データでの契約のデメリットをチェックしておくことも大切になります。

契約方法の主流になりつつある電子契約!そんな電子契約の基本を丁寧に解説

近年主流になりつつある電子契約は、webから利用することのできるシステムです。

web上にあるデジタルデータで契約をすることが可能なので、電子契約はテレワークが増えている現代で必要とされています。

契約の締結をするだけでなく、書類の保管までweb上ですることが可能です。

タイムスタンプが記録されるものは万が一改ざんされたとしても、客観的にわかりやすいです。

ワークフロー機能やテンプレート機能が付属しているため、手続きの時短にも役立ちます。

電子契約の管理システムの概要を見ていこう

電子契約の管理システムでは、契約書の作成・締結・管理までの工程をシステム上で一元化して行うのが基本となっています。

契約書のバージョンアップなどにも対応しているため、作業効率や利便性で見ると紙の契約よりもオンラインのほうが便利です。

最近の電子契約用のソフトウェアでは、ただの入力だけではなく自動入力・スキャン代行・全文検索などといった幅広い機能がついているため入力が苦手な方でも使いこなしやすく、時短にも役立ちます。

万が一の情報漏洩対策には、専用のセキュリティ機能がついています。

従業員がネットワークにアクセスする制限設定・アクセス履歴の記録などは必須機能といえるもので標準機能としてついてきますので、把握しておくと良いでしょう。

ただし極力、電子契約のソフトウェアは利用者にとって分かりやすいように設計されていますが、導入してはじめは分からない点も出てくる可能性はあります。

そのようなときには、各電子契約サービスを提供する企業ごとにサポート体制がついているため不明な点は問い合わせておきましょう。

電子契約の安全性について詳しく解説

webで電子データを用いて契約をおこなう電子契約の安全性が気になるという人は多いのではないでしょうか。

電子契約は紙の書類のような紛失や改ざんの心配がないことに加えて、電子証明書によって、本人が契約した証明ができます。

とはいえ利用するサービスを選ぶときにはセキュリティ面に注意して決めるのがおすすめです。

もしサイバー攻撃でデータが消えたら深刻な被害になることも考えられるからです。

大切な契約データを預けられるようなセキュリティ高いサービスを選ぶようにするためには、世界中に多くの顧客を持ち、有名企業が利用しているサービスを利用するのも1つの方法といえます。

また電子契約サービスを選ぶ際には、運営会社の状態を確認して持続可能性が高い事業者を選ぶことが大切です。

急に倒産してしまったらトラブルにもなりかねません。

面倒を避けるためにも、運営会社の規模や知名度、利用者数などに注目をして倒産のリスクが少ない会社を選ぶのがおすすめです。

電子契約は法律的に問題はないの?

書面契約とは異なり電子データを扱う電子契約は法律的に問題がないのか、書面契約と同じように証拠能力のある契約として取り扱うことができるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

電子契約の場合、押印に代わってタイムスタンプや電子署名などを使用します。

サービスを利用してインターネットを使い、実際には対面をせずに契約を締結させることが多いのも特徴です。

一般的には電子データとインターネットを使った方法であっても証拠能力があり、法律的に問題はないとされています。

通常の契約は口約束で行われることも多く、書面を使っての契約はあくまで確認のような立ち位置にあります。

万が一何らかの争いが発生した場合には、書面に残した契約が証拠になるでしょう。

電子契約も同様にきちんとした内容や契約日時、署名などを残せば、書面契約に劣らない証拠能力があるとされています。

対面をせずに契約の締結が可能な電子契約は、ペーパーレス化が進む社会の中でさらに重要になっていくはずです。

電子契約システムの導入にかかるコスト

電子契約では書面による契約とは異なり、さまざまなコストを削減することができます。

電子署名を用いれば印鑑そのものが不要になりますし、印紙税がゼロになることや、契約書の作成や製本、修正などにかかる人件費や経費、手間を省ける利点があります。

一方で、電子契約を導入・運用するにはいくつかのコストが発生します。

まずは電子契約サービスの利用料金です。

最も多くみられるプランは、月額基本料金に利用料金を加算するものです。

基本料金はサービスにもよりますが、規模がそれなりに大きな法人向けのサービスとしては1万円から5万円程度が、利用料金については1契約ごとに50円から300円ほどが相場とされています。

そして嬉しいことに、近年では中小企業向けのたいへんリーズナブルなシステムも登場しており、これらの中には月額数千円で利用できるものも見られます。

そして、これらの普及している料金プランに加え、さまざまなオプション料金が準備されています。

例えば、契約書を保管するクラウドストレージを拡張したり、リマインドメールの自動通知など、便利な拡張機能を利用することで追加料金が発生します。

サービスの利用料金以外にも、電子証明書の取得費用や自社ITシステムの構築および保守管理の費用などが必要になります。